Johannes McInturff · KI, Copilot und Microsoft 365 im Mittelstand
KI im Mittelstand, die ab morgen Arbeit von der Schulter nimmt
Viele Unternehmen haben Microsoft 365, testen Copilot und probieren erste KI‑Werkzeuge aus. Trotzdem bleibt der Alltag zäh: Dateien liegen verteilt, Aufgaben hängen zwischen Mail und Teams, Angebote dauern zu lange und niemand weiß genau, welche Quelle gerade die richtige ist. Genau dort setze ich an. Ich helfe dabei, Arbeit so zu sortieren, dass KI nicht wie ein nettes Extra wirkt, sondern morgens an echten Aufgaben Zeit spart.
Klarheit gewinnen, Haltung zeigen, wirksam handeln – für den Erfolg des Unternehmens
Microsoft 365 ordnen
Teams, SharePoint, Outlook, Aufgaben und Berechtigungen werden am echten Vorgang sortiert.
Copilot im Alltag
Aus einer echten Aufgabe wird ein brauchbarer Arbeitsauftrag mit Kontext, Material, Ausgabeformat und Prüfung.
Angebote mit KI
Anfragen prüfen, Rückfragen formulieren, Entwürfe vorbereiten und Nachfassmails schneller schreiben.
Projektarbeit
E-Mails, Dateien, Aufgaben und Besprechungen werden am Projekt zusammengeführt.
Wissen & Dokumente
PDFs, Checklisten und Vorlagen werden nach Arbeitssituationen nutzbar gemacht.
Workshops & Workbooks
Direkt an echten Aufgaben arbeiten oder mit Übungen und Vorlagen selbst starten.
Für wen diese Seite gedacht ist
Für Geschäftsführer, Teamleitungen, Projektverantwortliche, Kanzleien, Beratungen, Dienstleister und mittelständische Teams, die merken:
- „Wir haben Tools, aber noch keine saubere, transparente Arbeitsweise.“
- „Wir würden Copilot gern nutzen, aber die Ergebnisse die wir bekommen sind nicht gut genug.“
- „Die Ausarbeitung von unseren Angeboten kosten uns sehr viel Zeit.“
- „In Projekten geht zu viel zwischen Mail, Teams und Dateien verloren.“
- „Wir haben Wissen im Haus, aber nicht dort, wo es im Alltag gebraucht wird.“
- „Nach einem Fertigstellung und Übermittlung von Dokumenten finden wir Flüchtigkeitsfehler.“
Warum ich an genau diesen Stellen ansetze
Mein Wissen kommt direkt aus der Angebots‑, Projekt‑ und Teamarbeit. Aus Aufgaben, die fertig werden müssen. Aus Unterlagen, die belastbar sein müssen. Aus Übergaben, die sonst teuer werden. Ich arbeite seit vielen Jahren in technischen und digitalen B2B‑Umfeldern, habe Teams aufgebaut, große Angebots- und Projektvolumina verantwortet und KI‑gestützte Arbeitsweisen für echte Abläufe entwickelt.
So sieht ein sinnvoller Start aus:
- Wir schauen auf einen echten Vorgang.
- Wir zerlegen den Ablauf in klare Schritte.
- Wir prüfen, wo Microsoft 365 und KI wirklich helfen.
- Wir bauen eine Lösung, die am nächsten Arbeitstag nutzbar ist.
- Wir testen, ziehen nach und machen daraus etwas, das nicht nach zwei Wochen wieder versandet.
Wenn du wissen willst, ob deine Arbeit mit Microsoft 365, Copilot oder KI wirklich leichter werden kann, lass uns auf einen echten nervigen Vorgang aus dem Arbeitsalltag schauen.
Warum viele KI-Versuche nicht tragen
Viele starten mit einem Prompt. Dann kommt ein Ergebnis. Es klingt ordentlich, hilft aber nicht richtig. Der Grund liegt oft nicht am Prompt. Der Grund liegt davor.
- Die Aufgabe ist nicht sauber beschrieben.
- Dateien liegen an verschiedenen Stellen.
- E-Mails gehören zu keinem Vorgang.
- Zuständigkeiten stehen im Kopf.
- Niemand weiß, was KI nutzen darf.
- Das Ergebnis wird nicht sauber geprüft.
So arbeiten wir an deinem Vorgang
- Du zeigst mir eine echte Aufgabe.
- Wir schauen, wo Informationen liegen.
- Wir trennen offen, erledigt und unklar.
- Wir bauen den Ablauf in einfachen Schritten.
- Wir schreiben den ersten Prompt.
- Wir testen das Ergebnis.
- Wir halten fest, wie du es wiederholst.
Nicht perfekt auf dem Papier. Sondern brauchbar am Rechner.
Was am Ende vorliegt
Was sind die Vorrausetzungen für eine Unterstützung?
Das passt, wenn ihr Microsoft 365 nutzt, aber nicht sauber genug; wenn ihr zu oft nach Dateien, Mails oder Aufgaben sucht; wenn ihr KI nutzen wollt, aber nicht planlos; wenn ihr Arbeit am echten Vorgang braucht.
Es passt leider nicht, wenn KI ohne Kontext sauber arbeiten soll, niemand Ergebnisse prüfen will oder sensible Daten ungeprüft in KI-Werkzeuge kopiert werden sollen und die aktuellen Arbeitsweisen schon immer so waren und auch bleiben sollen.
FAQ
Was bringt mir das konkret – lohnt sich das wirklich?
Ja, wenn du regelmäßig Zeit in Aufgaben steckst, die sich wiederholen.
Wir nehmen genau so einen Vorgang und sorgen dafür, dass er sauber läuft:
klarer Ablauf, passender Prompt, einfache Prüfliste.
Der Effekt ist kein „vielleicht irgendwann“ – du merkst direkt, wo dir Zeit wegfällt.
Wenn das nicht passiert, war der Ansatz der falsche. Dann sagen wir das auch offen.
Wie schnell sehe ich einen Unterschied?
Sobald wir einen echten Vorgang gemeinsam durchgearbeitet haben.
Du gehst nicht mit Ideen raus, sondern mit etwas, das du direkt nutzen kannst.
Viele merken schon beim ersten Durchlauf:
„So hätten wir das schon lange machen müssen.“
Der Unterschied entsteht nicht durch Technik, sondern dadurch, dass die Arbeit einmal sauber gebaut ist.
Warum sollte ich das mit dir machen und nicht selbst ausprobieren?
Du kannst es selbst versuchen – so starten die meisten.
Das Problem:
Du merkst oft erst sehr spät, dass
- der Ablauf nicht sauber ist
- der Kontext fehlt
- die KI zwar antwortet, aber nicht richtig hilft
Ich verkürze genau diesen Weg.
Wir bauen gemeinsam einmal einen Vorgang so, dass er funktioniert.
Danach kannst du das Prinzip selbst auf andere Aufgaben übertragen – ohne immer wieder von vorne anzufangen.